Как сообщить об изменении реквизитов
Сообщите клиенту о новых реквизитах до следующей оплаты, чтобы он использовал актуальные данные. В письме укажите, что именно изменилось, с какой даты применять новые реквизиты и где их проверить.
Как выбрать подходящий тон
Для массовой рассылки выбирайте нейтральный деловой тон и одинаковую формулировку для всех адресатов. В переписке с постоянным клиентом допустимо короткое личное сообщение. Если речь идёт о счёте, договоре или одном проекте, важнее всего точность формулировки: получатель должен понимать, к какой оплате относится уведомление.
| Ситуация | Что написать по смыслу | Какой тон выбрать |
|---|---|---|
| Новые данные будут использовать все клиенты | Подойдёт единое письмо от общего адреса компании. Его лучше отправить всем контактам, которые участвуют в согласовании или проведении оплат. | Нейтральный и единообразный. |
| У компании несколько договоров, проектов или юридических лиц | Не отправляйте универсальное уведомление без уточнений: получатель может применить данные не к той оплате. Разделите рассылку по договорам, проектам или компаниям. | Точный, с привязкой к конкретному основанию оплаты. |
| Оплата по счёту уже ожидается в ближайшее время | Сначала уточните, успел ли клиент подготовить платёж. Если да, попросите ответить в той же переписке, а не предполагайте, что реквизиты будут заменены автоматически. | Краткий и предупредительный. |
| Клиент обычно общается в мессенджере | Мессенджер удобен для быстрого предупреждения, но полные данные лучше продублировать письмом или официальной карточкой реквизитов, если такой формат принят в работе. | Деловой, но без излишней официальности. |
Готовые формулировки
Выберите вариант, который ближе к вашей ситуации, и подставьте свои детали.
Стандартное письмо клиентам: Тема: Изменение платёжных реквизитов с [дата] Добрый день! Сообщаем, что с [дата] для оплаты услуг [название компании] необходимо использовать новые платёжные реквизиты: [новые реквизиты] Просим обновить данные в платёжных шаблонах и использовать их при следующих оплатах. С уважением, [Имя, должность] [контакты]
Короткое уведомление по электронной почте: Тема: Новые реквизиты для оплаты Добрый день! С [дата] изменяются наши платёжные реквизиты: [новые реквизиты] Пожалуйста, используйте их для последующих платежей.
Уведомление по конкретному договору: Тема: Новые реквизиты по договору № [номер] Добрый день! Уведомляем об изменении реквизитов для оплаты по договору № [номер] от [дата]. С [дата] просим направлять платежи по следующим данным: [новые реквизиты] [При необходимости: Условия договора, не связанные с реквизитами, остаются прежними.] С уважением, [Имя, должность]
Если изменился только расчётный счёт: Тема: Изменение расчётного счёта Добрый день! Информируем, что с [дата] изменился расчётный счёт [название компании]. Для оплаты используйте следующие данные: Расчётный счёт: [номер] Банк: [название] БИК: [номер] Корреспондентский счёт: [номер] Остальные реквизиты: [указать при необходимости].
Сообщение перед оплатой выставленного счёта: Добрый день! Перед оплатой счёта № [номер] просим учесть изменение реквизитов. Для этого платежа используйте следующие данные: [новые реквизиты] Если платёж уже подготовлен, пожалуйста, сообщите нам в ответном письме.
Сообщение постоянному клиенту в мессенджере: Здравствуйте, [Имя]! С [дата] у нас новые реквизиты для оплаты: [новые реквизиты]. Пожалуйста, обновите ваш платёжный шаблон. Полную карточку реквизитов могу отправить отдельным файлом.
Письмо с приложенной карточкой реквизитов: Тема: Уведомление о новых реквизитах Добрый день! Направляем обновлённые реквизиты [название компании]. Они указаны в приложении и продублированы ниже: [новые реквизиты] Просим применять их для платежей с [дата]. С уважением, [Имя, должность] [контакты]
Подходит
- для уведомления клиентов и контрагентов, которые оплачивают товары, услуги или работы безналичным переводом
- для рассылки перед началом регулярных оплат по подписке, договору или проекту
- для уточнения данных по конкретному счёту, если платёж ещё не отправлен
- для передачи обновлённой карточки реквизитов действующим партнёрам
- для рабочего сообщения бухгалтеру или менеджеру клиента, который готовит оплату
Чего лучше не писать
- не используйте шаблон, если новые данные ещё не проверены внутри компании
- не отправляйте одно уведомление от имени нескольких юридических лиц без явного указания, чьи именно реквизиты меняются
- не просите клиента перечислить деньги на данные, присланные с незнакомого адреса или в новой переписке без дополнительной проверки
- не ограничивайтесь сообщением в мессенджере, если в отношениях с клиентом принят обмен официальными документами по почте
- не называйте изменение реквизитов применимым к уже выставленному счёту, пока не уточнили это для конкретной оплаты
- не включайте в письмо лишние внутренние обстоятельства, не помогающие клиенту провести платёж
Как улучшить формулировку
Чтобы уведомление не потерялось и не вызвало сомнений, продумайте способ отправки и проверки получателем.
- Отправляйте уведомление с привычного корпоративного адреса или в уже используемой переписке с клиентом.
- Для крупных или срочных платежей продублируйте письмо через известный контакт клиента и попросите сверить данные по привычному каналу связи.
- Проверьте, чтобы новые реквизиты одновременно появились в шаблонах счетов, коммерческих предложениях и других документах, которые получает клиент.
- Если получателей много, разделите рассылку по компаниям, договорам или проектам, чтобы не раскрывать нерелевантные данные и не создавать путаницу.
Смотрите также
Близкие ситуации, для которых на сайте есть отдельные формулировки.
Частые вопросы
Как сообщить о новых реквизитах, если счёт уже выставлен?
Укажите номер счёта и прямо напишите, применяются ли новые данные к этой оплате. Если клиент мог уже подготовить платёж, попросите сообщить об этом в ответном письме.
Что делать, если клиент уже оплатил по прежним реквизитам?
Попросите прислать платёжное поручение или данные платежа и проверьте ситуацию по своей обычной рабочей процедуре. В ответе не обещайте результат до проверки платежа.
Нужно ли дублировать уведомление в мессенджере?
Можно продублировать короткое предупреждение, если так вы обычно общаетесь с клиентом. Для реквизитов и документов лучше сохранить также письмо или другой принятый канал, где данные можно найти позднее.
Как ответить, если клиент просит подтвердить новые реквизиты?
Подтвердите их в текущей официальной переписке и при необходимости предложите сверить данные по известному клиенту номеру телефона или через ответственного сотрудника.