Как попросить подписать договор
Попросить подписать договор лучше прямо, спокойно и с понятным следующим шагом. Ниже — формулировки для первого обращения и деликатного напоминания клиенту.
Как выбрать подходящий тон
Для просьбы о подписании подходит деловой и доброжелательный тон: не нужно оправдываться за договор или требовать немедленного ответа. Чем яснее указано, что именно нужно сделать и зачем, тем проще адресату отреагировать.
| Ситуация | Что написать по смыслу | Какой тон выбрать |
|---|---|---|
| Первый договор с новым клиентом | Нужно объяснить, что подписание фиксирует согласованные условия до начала работы. | Спокойный, открытый, с готовностью ответить на вопросы. |
| Условия уже обсуждены и согласованы | Остался формальный следующий шаг — подписать финальную версию. | Краткий и деловой. |
| Подписание влияет на дату старта | Важно обозначить срок, чтобы клиент понимал связь между документом и графиком. | Уверенный, без ультиматумов. |
| Клиент не отвечает после отправки | Нужно напомнить о документе и выяснить, есть ли вопросы или задержка на согласовании. | Тактичный и предметный. |
Готовые формулировки
Выберите вариант, который ближе к вашей ситуации, и подставьте свои детали.
Нейтрально клиенту: Здравствуйте, [Имя]. Направляю договор на согласование и подписание. Пожалуйста, посмотрите документ и подпишите его, если всё в порядке. После получения подписанного экземпляра сможем перейти к следующему этапу.
Коротко в мессенджере: Добрый день! Договор отправил(а) вам на подпись. Буду признателен(на), если сможете подписать и вернуть удобным способом.
С указанием срока: Здравствуйте, [Имя]. Для запуска работ направляю договор на подписание. Если получится вернуть подписанный экземпляр до [дата], мы сможем начать по согласованному графику.
Если договор уже согласован: Коллеги, добрый день. Благодарю за согласование условий. Направляю финальную версию договора на подписание. Подскажите, пожалуйста, кто будет подписывать документ и когда можно ожидать подписанный экземпляр?
Напоминание клиенту: Здравствуйте, [Имя]. Напомню о договоре, который направлял(а) [дата]. Подскажите, удалось ли посмотреть документ? Если замечаний нет, пожалуйста, подпишите его — это позволит нам оформить старт работы.
Мягкое напоминание без срока: Добрый день! Возвращаюсь к договору на подпись. Если документ ещё на согласовании, сообщите, пожалуйста, когда ориентировочно ждать решение. Готов(а) оперативно ответить на вопросы по условиям.
Более деловой вариант партнёру: Здравствуйте. Направляем договор для подписания с нашей стороны. Просим вернуть подписанный экземпляр после завершения вашей внутренней процедуры. При необходимости подготовим дополнительную информацию для согласования.
Как построить сообщение
Хорошая просьба о подписании обычно состоит из четырёх частей: контекст, действие, удобный способ ответа и причина или срок.
Назовите документ
Сразу укажите, что направляете именно договор на подписание, а не просто файл для ознакомления.
Попросите о конкретном действии
Используйте ясную формулировку: «подпишите и верните экземпляр», «подскажите, кто подпишет договор», «сообщите о замечаниях».
Обозначьте способ и срок
Если это важно, напишите, куда вернуть документ, каким способом его можно подписать и до какой даты нужен ответ.
Свяжите подписание со следующим этапом
Кратко поясните цель: после подписания можно запустить работы, подтвердить бронирование, выставить счёт или перейти к исполнению договорённостей.
Подходит
- Вы отправили клиенту согласованную версию договора и ждёте подписанный экземпляр.
- Нужно уточнить, кто со стороны компании уполномочен подписывать документ.
- Подписание договора необходимо до начала работ или оказания услуги.
- Клиент давно не ответил на письмо с договором, и вы хотите напомнить без резкости.
- Нужно обозначить желательный срок возврата документа, чтобы сохранить рабочий график.
Чего лучше не писать
- Не пишите расплывчато: «Посмотрите договор при возможности» — такая фраза не содержит просьбы подписать документ.
- Не требуйте без объяснения: «Срочно подпишите сегодня же». Лучше назвать причину и конкретный срок.
- Не используйте обвинительный тон: «Почему вы до сих пор не подписали договор?»
- Не отправляйте повторное напоминание без контекста: укажите, какой договор и когда вы его направляли.
- Не обещайте старт работ или иные действия как уже подтверждённые, если они зависят от подписания.
Как улучшить формулировку
Чтобы сообщение не затерялось и не вызвало лишней переписки, добавьте несколько рабочих деталей.
- Укажите тему договора или проект, особенно если у клиента одновременно несколько задач и документов.
- Если отправляете договор повторно, напишите дату первого письма и приложите файл ещё раз.
- Предложите адресату выбрать простой вариант ответа: подписать, прислать замечания или назвать срок согласования.
- При наличии дедлайна объясните его через рабочий процесс: например, подготовку команды или планируемую дату начала.
- Если договор подписывает не ваш контакт, попросите передать письмо ответственному сотруднику или дать его контакт.
Частые вопросы
Как вежливо напомнить клиенту о подписании договора?
Напишите коротко: «Напомню о договоре, направленном [дата]. Подскажите, пожалуйста, удалось ли его посмотреть? Если есть вопросы или замечания, готов(а) оперативно обсудить». Затем можно добавить просьбу вернуть подписанный экземпляр, если правок нет.
Что написать, если договор нужно подписать до определённой даты?
Назовите дату и её рабочую причину: «Чтобы начать работы с [дата], просим подписать договор до [дата]». Такая формулировка звучит понятнее, чем абстрактная просьба ускориться.
Как попросить клиента сообщить, кто подпишет договор?
Подойдёт фраза: «Подскажите, пожалуйста, кто будет подписывать договор с вашей стороны и нужно ли направить документ напрямую этому сотруднику?» Это помогает не ждать ответа от человека, который не отвечает за подписание.
Нужно ли писать причину, почему договор надо подписать?
Да, если подписание связано со стартом работ, графиком, оплатой или другим следующим шагом. Достаточно одного предложения: адресату будет понятнее, почему ответ нужен сейчас.