Как вежливо напомнить подписать договор
Если договор отправлен, но подпись не получена, напомните о нём коротко и без давления. Лучше сразу указать, где находится документ и что нужно сделать.
Как выбрать подходящий тон
Для напоминания о договоре подходит спокойный деловой тон: задача сообщения — не упрекнуть адресата, а получить понятный статус документа. Более прямую формулировку уместно использовать, если без подписи нельзя начать работу, выставить счёт или подтвердить сроки.
| Ситуация | Что написать по смыслу | Какой тон выбрать |
|---|---|---|
| Договор отправлен недавно, ответа пока нет | Нужно мягко убедиться, что документ получен и находится на рассмотрении. | Нейтральный и доброжелательный |
| Подписание необходимо для старта работ | Важно объяснить, почему подписанный договор нужен сейчас. | Деловой и конкретный |
| Документ долго находится на согласовании | Нужно запросить статус, срок решения или список замечаний. | Спокойный, чуть более настойчивый |
| В договор уже внесли правки | Адресату нужно обратить внимание на обновлённую версию и завершить подписание. | Краткий и предметный |
Готовые формулировки
Выберите вариант, который ближе к вашей ситуации, и подставьте свои детали.
Нейтральное напоминание клиенту: Здравствуйте, [Имя]. Направляли вам договор на согласование. Подскажите, пожалуйста, удалось ли ознакомиться с документом? Если всё в порядке, будем благодарны за подписанный экземпляр.
Если нужно начать работы: Добрый день, [Имя]. Напоминаю о договоре, который отправляли [способ отправки]. После получения подписанного документа сможем подтвердить старт работ по проекту. Если появились вопросы по условиям, готов(а) оперативно пояснить.
Коротко в мессенджере: [Имя], добрый день! Подскажите, пожалуйста, договор уже удалось посмотреть? Ждём подписанный экземпляр, чтобы перейти к следующему этапу.
Повторное напоминание: Здравствуйте, [Имя]. Возвращаюсь к договору, который направляли ранее. Пока не видим подписанного экземпляра. Сообщите, пожалуйста, когда сможете его подписать или нужны ли правки с нашей стороны.
С обозначением срока: Добрый день, [Имя]. Чтобы сохранить согласованный график, просим подписать договор до [дата], если условия не требуют доработки. Если документ ещё на внутреннем согласовании, пожалуйста, сориентируйте по сроку.
Партнёру по проекту: Коллеги, добрый день. Напоминаем о договоре по проекту [название]. Просим проверить, всё ли корректно в документе, и направить подписанную версию. Если есть замечания, пришлите их одним списком — оперативно внесём изменения.
После согласования правок: Здравствуйте, [Имя]. В договор внесены согласованные изменения, актуальная версия приложена повторно. Просим подписать документ, если дополнительных комментариев не осталось.
Как построить сообщение
Хорошее напоминание состоит из четырёх частей: контекст, статус документа, действие и возможность задать вопросы.
Напомните, о каком договоре речь
Укажите проект, услугу или дату отправки документа. Это особенно важно, если у адресата одновременно несколько договоров и согласований.
Спросите о статусе
Используйте прямой вопрос: удалось ли ознакомиться, документ на согласовании или требуются правки. Так адресату проще дать содержательный ответ.
Сформулируйте нужное действие
Попросите подписать договор, направить подписанный экземпляр или сообщить срок подписания. Не ограничивайтесь фразой «напоминаем о договоре».
Объясните следующий шаг
Если подпись нужна для запуска работ, бронирования даты, подготовки счёта или передачи материалов, назовите это. Причина делает просьбу понятнее без лишнего давления.
Подходит
- Договор отправлен клиенту по электронной почте, но ответа несколько дней нет.
- Партнёр подтвердил основные условия, однако подписанная версия документа не возвращена.
- Перед началом проекта нужно получить подписанный договор от заказчика.
- После правок направлена новая редакция договора и требуется финальное подтверждение.
- Документ находится у коллег или руководителя контрагента на внутреннем согласовании.
Чего лучше не писать
- Не пишите: «Почему вы до сих пор не подписали договор?» — такая фраза звучит как претензия.
- Не ограничивайтесь сообщением «Напоминаю про договор» без названия проекта, даты или понятной просьбы.
- Не требуйте немедленно подписать документ, если заранее не обсуждался конкретный срок.
- Не используйте угрозы остановить работу или отменить договорённости, если не готовы к такому решению.
- Не отправляйте несколько одинаковых напоминаний подряд: лучше уточнить, получен ли документ и есть ли замечания.
Как улучшить формулировку
Чтобы напоминание сработало быстрее, сделайте адресату максимально простым следующий шаг.
- Прикрепите договор повторно или добавьте ссылку на актуальную версию, чтобы его не пришлось искать в переписке.
- Укажите, какой именно экземпляр нужен: подписанный файл, скан, документ через сервис электронного подписания или оригинал.
- Если срок важен, свяжите его с задачей: стартом работ, согласованием графика или подготовкой документов.
- Предложите прислать замечания, если подписание задерживается из-за условий договора.
- После первого напоминания дайте адресату разумное время на ответ, а в повторном сообщении запросите конкретный статус.
Частые вопросы
Как напомнить о договоре, если клиент не отвечает?
Напишите короткое повторное сообщение с просьбой подтвердить получение документа. Укажите, что готовы ответить на вопросы или внести правки, и попросите назвать ориентировочный срок рассмотрения.
Нужно ли указывать срок подписания договора?
Указывайте срок, если он действительно влияет на дальнейшие действия: запуск работ, график проекта или подготовку документов. Лучше объяснить причину срока, а не просто требовать подпись к определённой дате.
Как написать, если договор уже согласован устно?
Сошлитесь на достигнутые договорённости и попросите завершить оформление: «Подготовили договор с учётом согласованных условий. Просим проверить и направить подписанный экземпляр».
Что написать, если в договоре могут потребоваться правки?
Предложите прислать замечания в ответном письме или одним списком. Например: «Если по тексту есть комментарии, направьте их, пожалуйста, — подготовим обновлённую версию».